Hoy más que nunca, todos parecen estar cada vez más ocupados, con muchos sentimientos como el de estar realmente tan ocupados pero sin hacer nada productivo realmente.
Si te sientes como si estuvieras corriendo en círculos, aquí hay algunos consejos sobre cómo avanzar hacia la obtención de más cosas y ser más productivo en la misma cantidad de tiempo.
Mantener una listas de tareas
Al contar con una agenda de tareas para hacer cada día o semana, puedes enfocar tu atención hacia lo que realmente hay que hacer. Hacer un seguimiento de las tareas en una lista también ayuda a priorizar las cosas que tienes que hacer y que te puede ayudar a entender mejor lo que te esta provocando los sentimientos de ansiedad o “sobre las preocupaciones que tienes.” Si eres un aficionado a la tecnología, hay aplicaciones para teléfonos inteligentes y tabletas que están diseñados específicamente para listas de tareas, pero si eres como yo, no hay mejor satisfacción de ser capaz de hacer una cruza físicamente para dejar fuera las tareas completadas en tu agenda diaria.
Tener tiempos específicos para el trabajo.
Aprender a disciplinarse al limitar tu tiempo para tareas puede ayudar a que tu mente se concentre en lo que hay que hacer. Al tener los plazos de trabajo (y los plazos de ocio), serás capaz de poner tus tareas en una ventana de tiempo específica. Hacer este ejercicio mental también puede darte otra perspectiva sobre el pensamiento de que las tareas se llevan la mayor parte del tiempo y cuáles son triviales. Además, permite que dejes de hacerlo una vez llegue la fecha límite. Date tiempo para pasar el rato y relajarte, pues te puede ayudar a recargar el cerebro y reducir el estrés.
¡Checa el correo electrónico en un tiempo específico también!
Tim Ferriss, autor de la semana laboral de 4 horas, hizo la famosa idea de alejarse del email. Él realmente le dió impulso a la idea de permitirse a el mismo un tiempo lejos de correos electrónicos sin importancia, practicando lo que predicaba: Él sólo consulta el correo electrónico dos veces al día, a las 11 am y las 4 pm. La incorporación de un programa de correo electrónico disciplinada en tu día de trabajo puede ayudarte a evitar las distracciones y sentirte atrapado en las tareas cotidianas que están lejos de lo que hay que hacer. Fija horas específicas para consultar el correo electrónico y asegúrete de dejar que tus colegas sepan de ésto.
Deja lejos las redes sociales
A menos que los medios sociales sean parte de tu trabajo, es probablemente uno de los mayores sumideros de tiempo en tu día. Todo el mundo necesita un descanso aquí y allá en el trabajo, pero hasta que no tengas la disciplina para adjudicar las pequeñas ventanas de tiempo de Facebook y las redes que se adhieren también, lo mejor es ir de golpe y evitar los medios sociales y los juegos hasta después de que tu tiempo específico de trabajo haya terminado. Además, si tienes un iPhone, utiliza la función “No molestar” (y si no tienes un iPhone – hay un montón de aplicaciones para “No molestar” disponibles), por lo que las llamadas de emergencia pueden pasar, pero los textos que distraen y notificaciones no.
Aprende a delegar
A todos nos gusta sentirnos necesarios, pero es probable que no somos tan necesarios como pensamos. Empieza a echar un vistazo a tus responsabilidades diarias y ver si hay tareas que se pueden delegar a otras personas capaces.
La contratación de un asistente virtual o con uno en un a tiempo parcial para realizar tareas en la oficina puede liberar tu tiempo para manejar proyectos más grandes, que pueden ayudar a cerrar los plazos más rápido y ayudar a pagar por sí mismos en algún momento. Incluso si no tienes la autoridad para contratar a nuevos empleados o no crees que se pueda llevar un gasto de un asistente virtual, puede haber tareas en tu listas de tareas pendientes que podrían ser manejadas por un colega o un compañero de trabajo igual de bien que lo has hecho.
Cancelar reuniones de rutina
Las Reuniones de estado son útiles – si hay estados que se van a actualizar.
Cuando yo era un gerente de proyecto para una empresa sitio web, la mayoría de mi semana fue atada en las reuniones acerca de las actualizaciones de estado para cada cliente. ¿Sabes lo que la mayoría de esas reuniones eran en realidad? Aprendí que no había nuevas actualizaciones de la última reunión y que todavía estábamos en camino. Fue frustrante para dejarse embaucar por fuera del trabajo para nada. Tener una reunión en aras de tener un encuentro tiene a todo el mundo ocupado a partir de sus funciones y se detiene el flujo de trabajo.
Si tienes la posibilidad de programar las reuniones, limita las reuniones de estado a dos veces por semana a lo mucho y notifica a tu equipo que estás adherido a la idea de que “el no ber noticias es una buena noticia.” Si puedes mostrar a tu equipo que confías en ellos para hacer el trabajo asignado, les ayudará a respetar tu posición y sabrán que tienes fé en que pueden manejar cualquier cosa que se les presente. Sólo asegúrete de mencionar que estás allí para ayudar en situaciones de emergencia.
Si usted no eres capaz de cancelar las reuniones, busca la programación y decide si una reunión es importante o si tu tiempo estaría mejor invertido trabajando en tu lista de tareas pendientes. Habla con tu jefe acerca de tus preocupaciones con respecto a su uso del tiempo y pregunta si puedes abstenerse de reuniones en las que no sientes que estás en condiciones de contribuir. Si tu jefe no se mueve, haz un compromiso con una solicitud para pasar sólo la primera mitad de la reunión.
Sigue éstos consejos de productividad, y tu vida será muchísimo más útil, ya que te enfocaras en lo que realmente es importante, no sólo para tí, si no para tu tiempo, te sentirás más lleno, y lograrás enfocarte mucho mejor.
¿Conoces otros consejos para ser más productivo? ¿Cómo lo hiciste? Déjame saberlo en los comentarios abajo. Nos encantaría que nos siguieras por facebook o twitter para nuevas noticias y actualizaciones!!
