Cómo Hacer menos te ayuda a hacer más cosas

Hay una creencia general de que la productividad y la organización van de la mano. Y en estos días, es común ver a la gente que se rodee con una ráfaga de calendarios en línea, aplicaciones para teléfonos inteligentes y otros mecanismos para mantener el rumbo de sus vidas.

Pero la realidad es que para la mayoría de la gente, la “infraestructura” que utilizan para mantenerse organizada puede ser una fuente de estrés en sí mismo. ¿Por qué? Debido a que muchos utilizan todos estos sistemas en un intento de lograr todo, cuando esa es una meta poco realista.

En la Guía para la evaluación de negocios de Harvard para conseguir el trabajo adecuado los autores argumentan que debemos evitar tratar de hacer más de lo que somos capaces :

La idea de que podemos hacer de todo es el mito más grande en la gestión del tiempo … no hay forma de que ninguno de nosotros se vaya a lograr todo lo que queremos. Acéptalo: Eres un recurso limitado. Por un lado, eso es enormemente deprimente. Por otro lado, debes reconocer que puedes ser enormemente empoderado.

Cuando se trata de ser productivo y reducir el estrés, a veces tiene sentido ir con la corriente. Considere la posibilidad de seguir estos consejos sobre cómo ser menos organizados, pero al final más felices.

Simplificar la Lista de tareas

Puede parecer una buena idea escribir todas las cosas que quieres hacer en un día determinado. Pero más a menudo puede que no lo hagas, tu lista de tareas se convierte en una lista de “Sobretareas”, y terminas sintiéndote mal contigo mismo. Y eso no es justo, porque no hay una buena probabilidad de que lograste mucho durante el día.

En su libro de gestión del tiempo, del autor John Davidson escribe:

Las listas no son motivadoras. No es divertido ver una gran lista de tareas. No es el sentimiento de diversión que tenga control. No es divertido tener tu lista y que te diga qué hacer. Y no es divertido ver la lista hacerse más larga cada día.

Las listas son una manera de mantenerse organizado y reducir el estrés. Pero, se hace hincapié sólo a priorizar las tareas más importantes , y para “decir no a las tareas no esenciales.”

Así que en lugar de hacer una larga lista, aquí está lo que debes hacer en su lugar: escribir las cosas que sabes que debes hacer, como los elementos de plazo orientada o peticiones específicas de tu jefe. (Te darás cuenta de que hay menos cosas de las que piensas que en realidad existen.) Luego escoje una o dos cosas no esenciales que te gustaría hacer. Evita detenerte en lo que no has hecho. De hecho, prueba con un listado diario “hecho” en su lugar, escribe todo lo que has hecho ese día. De esta manera, te iras a la cama sintiéndote satisfecho en lugar de frustrarte.

Detener la revisión del Email

El trabajador promedio gasta 28% de su jornada de trabajo la lectura, la escritura, o responder al correo electrónico , según la consultora McKinsey and Company. Muchas personas luchan con sus bandejas de entrada como si se tratara de un gorila enojado. Crean etiquetas con colores especiales, marcan ciertos correos electrónicos como “prioridad” o “importante” y trabajan sin descanso para lograr una bandeja de entrada con un cero . Se convierte en un montón de trabajo sólo para mantenerse en la cima de la misma.

Pero no debería ser tan difícil. En estos días, la mayoría de la gente tiene grandes cantidades de espacio de almacenamiento de correo electrónico y la mayoría de programas de correo electrónico se pueden buscar. Si necesitas algo, normalmente se puede encontrar. Si te olvidas de responder a un correo electrónico, el remitente se comunicará contigo de nuevo si era verdaderamente importante.

En vez de luchar con tu correo electrónico, sigue una práctica de borrar, archivar, o responder a cada correo electrónico a medida que los leas. A menudo nos avisa nuestro correo electrónico si acaba de salir de la costumbre o curiosidad, cuando en realidad no tenemos tiempo para responder. Cuando leemos un correo electrónico y luego marcamos para leerlo más adelante, sólo estamos duplicando el tiempo que tarda en llegar a través de ese correo electrónico. Mantenr las cosas simples y manten tu presión arterial en un nivel manejable.

Detente y organizate

Bueno, no estoy sugiriendo que debes dejar todo en desorden y terminar en un episodio de “acumuladores”. Pero cada momento se trabaja para mantener tu casa / coche / y escritorio limpio, ésto puedes pensar que es un gasto de energía o bien ser productivo o divertirte.

Mantener el ambiente limpio tiene beneficios obvios y puede ayudarte a trabajar y vivir más cómodamente también. Pero hay un punto de rendimientos decrecientes, y tratando de mantener todo impecable a diario puede hacer que te sientas como Sísifo empujando una roca hasta la colina, día tras día.

Aprende a priorizar. En casa, se centran en ordena las habitaciones que en realidad se utilizan con mucha regularidad. En el trabajo, cuidar de la zona de tu escritorio inmediatamente cuando esté delante de tí, pero no te los juntes sobre ese montón de cosas en el rincón más alejado de tu cubículo. En cuanto a tu vehículo, que el lío vayas a menos que con frecuencia tiene pasajeros.

Tiene sentido que reserves un tiempo para hacer una limpieza más a fondo cada pocas semanas. Pero sobre una base diaria, encontrarás que dejar pasar las cosas un poco puede ser muy liberador. Después de todo, fue Albert Einstein quien está acreditado con decir: “Si un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada, de lo que eres, entonces, un escritorio vacío es una señal?”

Un calendario es suficiente

Conozco a muchas personas que van a realizar un seguimiento de las citas utilizando una sofisticada configuración de calendarios electrónicos con códigos de colores, sincronizado con varios dispositivos y estableciendo recordatorios de texto. Pero todo esto puede transformarse fácilmente en un lío difícil de manejar y una fuente de estrés.

Cuando se trata de los calendarios, que no hay razón para volverse loco. Usted no necesita calendarios distintos para citas personales y laborales. De hecho, puede que no necesite un calendario electrónico en absoluto. Conozco a muchas personas que no se despegan a una Jornada del Día o al calendario de escritorio, y hay algunas personas que creen que el acto de escribir algo – en el papel – mejorará su capacidad para recordarlo . Un único, simple calendario hará generalmente el truco. Y además, ¿qué pasó con sólo confiar en nuestra memoria?

Si estás ejecutando una reunión en el trabajo, te ayudará a tener un plan de lo que quieres hablar. Pero un programa oficial publicado puede ser una carga en vez de una ayuda.

Tratar de seguir una agenda escrita puede hacer más difícil para que usted pueda escuchar las preocupaciones o responder preguntas. Un programa puede ayudarte a mantenerte en el camino en términos de tiempo, pero también te puede obligar a correr a través de los elementos que pueden merecer una mayor discusión.

En lugar de tener una agenda difícil, simplemente anota las cuestiones clave que deseas hablar, o mejor aún, trata de concentrarte en un tema principal.

Haz todo lo posible para enfocarte en esos puntos, pero asegúrate de escuchar a otras personas y permitir que la reunión fluya naturalmente.

Si hay una cuestión clave que no conseguiste, simplemente haz un seguimiento con un correo electrónico al personal.

¿Cómo evitas que tus herramientas de productividad vayan contra tí? ¿Cuales son tus metodos para hacer más haciendo menos? Déjame saberlo en los comentarios abajo. Nos encantaría que nos siguieras por facebook o twitter para nuevas noticias y actualizaciones!!